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推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-05 10:48:08  浏览:9291   来源:法律资料网
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推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

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关于印发《中央财政新增农资综合补贴资金集中用于粮食基础能力建设暂行管理办法》的通知

财政部


关于印发《中央财政新增农资综合补贴资金集中用于粮食基础能力建设暂行管理办法》的通知

财建[2009]786号

 
各省、自治区、直辖市财政厅(局):

   根据党的十七届三中全会作出的《中共中央关于推进农村改革发展若干重大问题的决定》和《中共中央国务院关于2009年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意见》(中发[2009]1号)等文件精神,农资综合补贴动态调整机制从2009年开始实施。按照动态调整机制的相关规定,经国务院同意,2009年新增农资综合补贴集中用于粮食基础能力建设。为加强新增补贴资金管理,完善使用机制,我们制定了《中央财政新增农资综合补贴资金集中用于粮食基础能力建设暂行管理办法》,现印发给你们,请认真贯彻执行。

  

   附件:中央财政新增农资综合补贴资金集中用于粮食基础能力建设暂行管理办法
http://jjs.mof.gov.cn/jinjijianshesi/zhengwuxinxi/zhengcefagui/200911/P020091127621484055765.doc
  

                          财政部

                       二○○九年十一月十六日




大连保税区管理条例

辽宁省人大常委会


大连保税区管理条例
辽宁省人大常委会


(1994年4月26日辽宁省大连市第十一届人民代表大会常务委员会第九次会议通过 1994年5月26日辽宁省第八届人民代表大会常务委员会第八次会议批准)

目 录

第一章 总 则
第二章 管理机构
第三章 企业管理
第四章 贸易管理
第五章 金融管理
第六章 税收管理
第七章 出入管理
第八章 附 则

第一章 总 则
第一条 为加强对大连保税区的管理,扩大对外开放,促进经济发展,根据国家法律、法规及有关规定,制定本条例。
第二条 经中华人民共和国国务院批准设立的大连保税区(以下简称保税区),是海关监管下的综合性对外开放的境内关外特定经济区域。
保税区主要发展对外贸易、转口贸易、过境贸易和加工出口服务,以及为贸易服务的加工整理、包装、储存、运输、金融、保险、商品展销、商品零售等业务。
第三条 中国境内外的企业、其他经济组织和个人,经批准均可在保税区内设立企业和代表机构(中国法律、法规另有规定的除外)。
第四条 保税区内的企业、其他经济组织、代表机构和个人,必须遵守中国法律、法规和本条例,其合法权益受法律保护。

第二章 管理机构
第五条 保税区设立管理委员会(以下简称保税区管委会),在大连市人民政府领导下,对保税区的行政事务实施统一管理。主要职权是:
(一)编制保税区建设发展规划,经市人民政府批准后,负责组织实施;
(二)制定和发布保税区的有关具体管理规定;
(三)按照规定审批保税区内的投资项目;
(四)管理保税区内的财政税收、国有资产、工商行政、劳动人事、规划建设、土地房产、公用事业、环境保护、治安消防等行政工作;
(五)负责保税区内各项基础公用设施的建设和管理;
(六)审批保税区中方人员的短期因公出境和派赴境外培训,邀请境外人员到保税区从事业务活动;
(七)行使市人民政府授予的其他职权。
第六条 在保税区内设立海关和保税区管委会认为必要的其他行政管理机构,依法行使其职权。
第七条 市人民政府有关部门,应加强对保税区管委会所属职能机构的业务指导,支持保税区管委会对保税区实施统一管理。

第三章 企业管理
第八条 在保税区兴办企业,应向保税区管委会提出申请,经批准后分别办理土地使用证书、营业执照、税务登记等手续。
经批准兴办的企业,须按规定的期限注入资本、动工兴建。如不能按期注入资本、动工兴建的,应申请延期;无故拖延的,缴销营业执照和土地使用证书。
第九条 保税区内出口加工企业的产品应以外销为主。
第十条 转口贸易的货物在保税区内储存不应超过一年。如有特殊情况,经海关批准可适当延长,但延长期不得超过一年;超期不运出的,由海关按有关规定处理。
第十一条 允许在保税区的仓库内进行货物分级、包装、分装、挑选、贴商标等商业性简单加工,改造零部件组装或商品展示。
第十二条 保税区内禁止兴办污染环境的项目。
第十三条 保税区内企业对本企业生产的产品及提供的服务可自行定价。
第十四条 保税区内企业必须按国家规定建立财务、会计帐册,并按规定向有关部门报送会计、统计报表。对进出口免税及保税的货物,应建立海关认可的专门帐册。
第十五条 保税区内企业,可自行确定机构、人员编制、工资制度和工资分配形式。企业招聘职工不受区界限制,职工一律实行劳动合同制。
保税区内企业应按大连市有关规定为本企业职工办理养老、工伤、医疗、待业、生育等各项保险。职工在职期间享受中国政府规定的各项福利待遇。
第十六条 保税区内企业经营期满或中途歇业,应向原批准机关申请,经批准,办结海关手续,清理企业的税务、债务和财产,提出清算报告,缴销营业执照后,投资者的资产可以转让,外商的资金可以按外汇管理的规定汇出。

第四章 贸易管理
第十七条 保税区内的贸易企业可以从事国际贸易和转口贸易,可以为区内企业、行政机构代理进口自用物资、生产资料和产品出口业务。
第十八条 保税区内生产性企业可以对外承揽加工业务,可以自行进口生产加工用的原材料、零配件、半成品和出口其产品。
第十九条 保税区内企业经海关核准,可以将对外承揽加工业务委托给境内非保税区企业加工,加工的产品及剩余料、件,应在海关规定的期限内全部运回保税区。
第二十条 国家实行出口配额和出口许可证管理的货物,从境内非保税区运入保税区,应按国家规定办理出口配额和出口许可证。
第二十一条 国家实行进口许可证管理的货物,从境外运入保税区和从保税区运往境外时,免领进出口许可证。如由保税区运往非保税区使用,应按有关规定向海关交验进口许可证及有关批准文件。
第二十二条 国家实行出口许可证管理的货物,从境内非保税区运入保税区仓储然后再出口的,需向海关交验出口许可证及其他有关证件。

第五章 金融管理
第二十三条 经中国人民银行及其分支机构批准,国内外金融机构可在保税区设立营业机构,经营金融、保险业务。
第二十四条 保税区内企业开设外汇现汇帐户、外汇收支、外币计价和结算,按国家有关保税区外汇管理的办法管理。

第六章 税收管理
第二十五条 从境外进入保税区的货物,或经保税区转口出境的货物,免征关税和增值税、消费税。
免税进入保税区的货物再运往境内非保税区的视同进口,按规定征收关税和增值税、消费税。
第二十六条 从境内非保税区进入保税区的货物,经检验符合出口条件的,除国家另有规定的产品外,实行零税率征收增值税、免征或退还已征收的消费税。
第二十七条 保税区内的企业、行政管理机构进口下列货物、免征关税和增值税、消费税:
(一)建设保税区基础设施所需的进口机器、设备和其他物资及为建设保税区配套的生活设施;
(二)保税区内企业进口自用的建筑材料、生产和管理设备、生产用燃料、数量合理的生产用车辆、办公用品以及上述机器、设备、车辆所需的维修零配件;
(三)保税区内行政机构进口自用合理数量的管理设备和办公用品。
第二十八条 保税区内企业生产的产品,除国家另有规定外,按下列规定免税或征税:
(一)产品运往境外的,免征关税和生产环节的增值税、消费税;
(二)产品在保税区内销售的,免征生产环节的增值税、消费税;
(三)产品经批准运往境内非保税区的,应按规定征收关税和增值税、消费税。
第二十九条 保税区内的企业享受保税区、经济特区、经济技术开发区和国家、省、市给予保税区外其它区域企业的有关税收优惠政策。

第七章 出入管理
第三十条 货物出入保税区,应在指定的出入通道,接受海关的检查。
国家规定禁止进出口的货物,不得出入保税区。
第三十一条 交通、运输工具出入保税区,凭保税区管委会签发的长期或临时通行证,在指定的进出口出入,并接受海关检查。从保税区至大窑湾港保税货物的运输,应使用海关认可的专用车辆,并按规定的路线行驶,途中不得擅自装卸。
第三十二条 进出保税区的人员,须凭保税区管委会签发或认可的有效证件,在指定的进出口出入。个人携带物品应接受海关检查。

第八章 附 则
第三十三条 禁止利用保税区进行走私等违法犯罪活动,违者按国家有关法律、法规查处。
第三十四条 华侨和香港、澳门、台湾地区的投资者,在保税区兴办企业或者设立代表机构,以及保税区企业与香港、澳门、台湾地区的经济贸易活动,参照本条例执行。
第三十五条 大连市人民政府可依据本条例制定单项实施办法。
第三十六条 本条例应用中的具体问题由大连市人民政府负责解释。
第三十七条 本条例自公布之日起施行。



1994年5月26日